Comenzaremos
a introducir contenido en las celdas y sabremos qué tipo de datos tienen
cabida en Calc.
Introducir información en Calc es sencillo.
Basta con dirigir el cursor a la celda que deseemos, seleccionarla
e insertar la información.
Conforme comenzamos a insertar la información, la barra de formulas
se activará. A partir de este momento podremos modificar el contenido
de la celda también desde la barra de fórmulas:
Los
botones que aparecen nos servirán para cancelar los datos
introducidos, y para validar dichos datos:
Una vez introducido el dato en cuestión, basta con pulsar el botón de
validación o lo que es más simple, la tecla Enter.
En
el caso de que deseemos cancelar la introducción de alguno
de los datos, podemos hacer un clic sobre el icono cancelar o pulsar la
tecla Esc.
Básicamente, el tipo de datos que vamos a introducir serán: números,
texto y fechas y horas. La forma en que serán tratados dependerá del formato
concreto que se le haya aplicado a la celda y que será tratado posteriormente
en este curso.
Número: es cualquier combinación de dígitos
Fecha: las fechas poseerán un esquema de día, mes y
año que se deberá seguir. Posteriormente en este curso trataremos el formato
de fecha.
Hora: al igual que las fechas, las horas poseerán un
esquema para su introducción.
Texto: Texto será para Calc toda aquella cadena de caracteres
que no pueda interpretar como un dato de otro tipo.
Fórmulas
Independientemente del tipo de datos que hayamos introducido, la hoja
de cálculo puede interpretar de dos maneras diferentes la información
introducida:
puede tratarse de un dato introducido directamente
en una celda, ya sea número, texto...
puede ser una fórmula, ya sea secuencia de valores,
referencia a otras celdas, funciones producidas a partir de otros valores
existentes, etc. Las fórmulas empezarán siempre con el signo de igual
(=). Por ejemplo, la operación de suma 2+2 deberíamos escribirla =2+2
En la celda sólo aparecerá el resultado una vez hayamos aceptado la introducción
del valor, pero en cambio, y esto es importante, en la barra de fórmulas
si aparecerá la fórmula que contiene oculta esa celda.
En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de introducir
en una fórmula el valor que adopta otra celda. En estos
caso, introduciremos simplemente la referencia de esa celda, como se muestra
en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que serán analizados
con más detalle en un apartado posterior.
La celda D5, que es la celda activa, posee el valor 8, pero como hemos
mencionado anteriormente, en la barra de fórmulas aparece la expresión
que da origen a ese valor, en este caso 5 más el valor de la celda B4.
Podría surgirnos la pregunta de ¿y qué ocurre si en la celda B4 existe
otra fórmula? Pues que Calc sólo toma el valor que se refleja en celda,
con independencia de si su origen es un fórmula o un valor directamente.
Operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Calc ejecutará
las operaciones en el orden que se indica en la tabla
que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con
el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador
de multiplicación y otro de división) Calc evaluará los operadores de
izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escribiremos
entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Operador
Descripción
-
Negación (como en -1)
%
Porcentaje
^
Exponente
* y /
Multiplicación y división
+ y -
Suma y resta
&
Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <>
Comparación (igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual
que, diferente)
Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora
de introducir datos
Se pueden incluir puntos (por ejemplo, podemos escribir 1.000.000).
Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal (es decir,
podemos escribir 123,50).
Los signos de suma delante de los números serán ignorados.
Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos (-)
o estar entre paréntesis.
Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Calc interpretará
que se trata de una fecha (1/2 será el uno de febrero), a no ser que
pongamos el signo de igual delante, en cuyo caso se interpretará como
una división.
También se pueden realizar operaciones matemáticas con fechas y horas.
Hay que tener en cuenta una serie de normas en estos casos: las fechas
deberán ir siempre entre comillas, separadas por el signo matemático correspondiente
y precedida toda la fórmula por el signo de igual (=). Veamos un ejemplo:
Podemos apreciar cómo de la operación visible en la barra de fórmulas
resulta el número 21. Es decir, entre las fechas introducidas en la fórmula
hay una diferencia de 21 días.
Insertar datos de otras hojas
Una forma fácil de introducir en una fórmula referencias de otras celdas
es la siguientes: una vez hemos comenzado a introducir la fórmula, cuando
llega el momento de indicar la referencia de la celda en cuestión, en
lugar de escribir sus coordenadas, podemos hacer un clic en la celda correspondiente,
con lo que la referencia de la misma aparecerá en la fórmula. De este
mismo modo podemos insertar en nuestras fórmulas referencias a celdas
de distintas hojas del libro e incluso de diferentes Libros: Veamos como
sería:
en distintas hojas del mismo libro: cuando en la fórmula en cuestión
llega el momento de introducir la referencia, nos dirigimos hacia la
barra indicadora de hojas
y seleccionamos aquella en la que se encuentre el dato que nos interesa.
Tras esto, en la hoja seleccionada, marcaremos la celda (haciendo un
clic sobre ella) que contenga el dato requerido.
Una vez hecho esto, tendremos dos opciones:
la
fórmula ya está completa: podemos seleccionar el botón de validación
de fórmulas, , con lo que automáticamente regresaremos a la hoja de
origen y contemplaremos el resultado de la fórmula.
la fórmula aún no está terminada:
antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la
fórmula, situamos el cursor en la barra de fórmulas, tras lo cual
volveremos a la barra de hojas para seleccionar la hoja de origen,
en la que ya se encontrará la referencia al nuevo dato introducido.
Una vez ahí accedemos a la barra de fórmulas y la completamos.
la otra opción pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo
que, tras seleccionar la celda en la nueva hoja, situamos el cursor
en la barra de fórmulas y, en esa localización continuamos introduciendo
la fórmula.
en distintas hojas de diferente libro: en primer lugar, deberemos
tener abierto el libro en cuestión. Una vez hecho esto, podremos comenzar
a introducir en nuestra hoja origen la expresión de la fórmula correspondiente.
Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del
otro libro, nos dirigiremos al menú Ventana y en la parte final del
desplegable aparece una relación de todos los libros que se encuentran
abiertos, seleccionamos el que nos interese, una vez abierto éste, seleccionamos
la hoja y la celda en cuestión con un clic de ratón.
Tras esto, nos encontramos en la misma situación comentada anteriormente
cuando la hoja estaba en el mismo libro: que la fórmula esté finalizada
y que no lo esté. La solución a esta situación es exactamente igual,
tan solo debemos tener en cuenta que ahora además de estar en hojas
diferentes, también estaremos en libros diferentes.
DEMO:
Introduciremos distintos tipos de datos en las celdas.
Introducimos texto en una celda.
Modificamos el texto en la barra de fórmulas y pulsamos validar.
Introducimos una fórmula en otra celda (=3+2) y pulsamos el botón validar.
En una tercera celda, y a través de la barra de fórmulas introducimos la expresión =9+
Hacemos clic con el ratón a la celda que le queramos sumar a la expresión anterior.